BLOG

Faktury i Paragony w Sklepie Internetowym – Jak prawidłowo dokumentować sprzedaż?

W prowadzeniu sklepu internetowego kluczową kwestią jest prawidłowe dokumentowanie sprzedaży. Zarówno paragony, jak i faktury pełnią tutaj istotną rolę, ale czy wiesz, kiedy i jak należy je stosować?

W prowadzeniu sklepu internetowego kluczową rolę odgrywa prawidłowe dokumentowanie sprzedaży za pomocą faktur i paragonów. Przestrzeganie odpowiednich przepisów podatkowych nie tylko zapewnia zgodność z prawem, ale również buduje zaufanie klientów do Twojej działalności.

Obowiązek dokumentowania sprzedaży

Obowiązek ten wynika bezpośrednio z działu XI ustawy o podatku od towarów i usług (VAT). Choć przepisy dotyczące ewidencjonowania sprzedaży w tradycyjnych sklepach są jasne, sprzedaż wysyłkowa, charakterystyczna dla sklepów internetowych, może generować pewne trudności.

Faktura i paragon – Podstawowe zasady

Faktura i paragon są fundamentalnymi dokumentami rejestrującymi sprzedaż. Paragon dotyczy głównie sprzedaży konsumenckiej, gdzie nabywca jest osobą prywatną, nieprowadzącą działalności gospodarczej. Faktura natomiast jest wystawiana przedsiębiorcom lub na żądanie nabywcy, który chce udokumentować zakup w bardziej formalny sposób.

Paragon w sklepie internetowym

Paragon jest dokumentem wystawianym przez osoby prowadzące działalność gospodarczą i rejestrujące transakcje za pomocą kasy fiskalnej. Jednak właściciele e-sklepów często są zwolnieni z tego obowiązku. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r., zwolnienie to dotyczy transakcji, za które płatność została dokonana przelewem bankowym, a ewidencja zawiera wszystkie niezbędne dane dotyczące transakcji.

Jeżeli nabywca płaci za towar przelewem, sprzedający jest zwolniony z konieczności rejestrowania transakcji za pomocą kasy fiskalnej. Dodatkowo, przedsiębiorcy, których roczny obrót z transakcji z osobami fizycznymi nie przekroczył 20 tys. zł, mogą być również zwolnieni z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

Wystawianie faktur i paragonów

W przypadku sprzedaży stacjonarnej paragon lub faktura są wystawiane zazwyczaj w momencie dokonania sprzedaży. W sprzedaży internetowej termin wystawienia dokumentu zależy od momentu zaksięgowania wpłaty nabywcy. Jeśli płatność nastąpiła przed wysyłką towaru, fakturę należy wystawić w dniu zaksięgowania wpłaty. Natomiast gdy płatność nastąpiła po dostarczeniu towaru (np. przy płatności za pobraniem), dokument sprzedaży powinien być wystawiony w dniu doręczenia przesyłki.

Faktura do paragonu a nowe przepisy JPK_V7

W przypadku wystawiania faktury do paragonu, sprzedawca musi upewnić się, że paragon zawiera NIP nabywcy, jeśli nabywcą jest firma. W przeciwnym razie nie wolno wystawiać faktury do paragonu. Nowe przepisy dotyczące JPK_V7 wymagają, aby faktura wystawiona do paragonu była ujmowana w części ewidencyjnej z oznaczeniem symbolu FP, a przychód w całości ujmowany na podstawie raportu łącznego z kasy fiskalnej oznaczonego symbolem RO.

Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej

Niektóre sklepy internetowe mogą prowadzić sprzedaż bez kasy fiskalnej, spełniając określone warunki, takie jak wyłącznie sprzedaż wysyłkowa, wpłata całej kwoty na konto bankowe sprzedawcy oraz brak sprzedaży wykluczonych produktów.

W skrócie

Czy muszę wystawiać paragon moim klientom?

Tak, jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i sprzedajesz towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym, jesteś zobowiązany do wystawienia paragonu fiskalnego. Paragon stanowi oficjalny dowód zakupu, który chroni prawa konsumenta i umożliwia mu skorzystanie z gwarancji, reklamacji oraz innych uprawnień związanych z zakupem.

W przypadku sprzedaży wysyłkowej lub usług świadczonych drogą elektroniczną, również obowiązuje wystawienie paragonu, chyba że klient wyrazi życzenie otrzymania faktury.

Czy mogę wystawić fakturę zamiast paragonu?

Tak, możliwe jest wystawienie faktury zamiast paragonu, zwłaszcza w transakcjach B2B (Business to Business), czyli sprzedaży na rzecz innych firm. Faktura jest bardziej szczegółowym dokumentem niż paragon, zawiera dane nabywcy, szczegółowy opis towarów lub usług oraz kwoty podatkowe. W przypadku sprzedaży internetowej, klient może zażądać wystawienia faktury przed dokonaniem zakupu, co jest szczególnie ważne dla firm, które muszą prawidłowo księgować swoje transakcje.

Dla sprzedaży B2C (Business to Consumer), czyli gdy towar lub usługa jest kierowana do osób fizycznych, obowiązkowy jest paragon fiskalny. Niemniej jednak, klient ma prawo zażądać faktury na podstawie paragonu, co jest zgodne z przepisami prawa podatkowego.

Podsumowanie

Prowadzenie sklepu internetowego wymaga znajomości przepisów dotyczących dokumentowania sprzedaży. Paragon fiskalny jest nieodzownym dokumentem potwierdzającym zakup w większości przypadków B2C, natomiast faktura jest stosowana w transakcjach B2B oraz na życzenie klienta. Pamiętaj o terminowym wystawianiu dokumentów i rzetelnym prowadzeniu ewidencji sprzedaży, co zapewnia zgodność z przepisami podatkowymi i chroni przed ewentualnymi nieprzyjemnościami. Regularne dostosowywanie się do obowiązujących przepisów oraz konsultacje z doradcą podatkowym są kluczowe dla sprawnego funkcjonowania Twojego sklepu internetowego.