Kiedy polityka prywatności jest obowiązkowa?
Polityka prywatności na stronę internetową jest niezbędna, gdy zbierane są dane osobowe użytkowników. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy prowadzimy bloga, jak i sklepu internetowego. Dane osobowe mogą obejmować imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu czy adres IP. Bez odpowiedniej polityki prywatności, która informuje użytkowników o sposobie przetwarzania ich danych, strona internetowa nie spełnia wymogów RODO, co może prowadzić do surowych kar.
Co powinna zawierać polityka prywatności?
Przepisy wprost informują nas, jakie informacje administrator powinien przekazać podmiotom danych przy spełnianiu obowiązku informacyjnego. Wymogi te określone są w art. 13 RODO i obejmują:
- Tożsamość oraz dane kontaktowe administratora (np. nazwa firmy, adres, KRS).
- Dane kontaktowe inspektora ochrony danych, jeżeli taki jest wyznaczony.
- Cele oraz podstawy prawne przetwarzania zebranych danych osobowych.
- Prawnie uzasadniony interes, jeżeli stanowi on podstawę prawną przetwarzania.
- Odbiorców danych lub ich kategorie.
- Zamiar przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, jeśli jest to planowane.
- Okresy przechowywania danych osobowych.
- Prawa osób, których dane dotyczą.
- Niezbędność podania danych osobowych oraz możliwe konsekwencje ich niepodania.
- Podejmowanie decyzji opartych na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.
Jak napisać politykę prywatności?
Pisząc politykę prywatności, należy pamiętać, że powinna być napisana w zwięzłej, przejrzystej i zrozumiałej dla przeciętnego odbiorcy formie. Taka polityka powinna być łatwo dostępna oraz darmowa do otrzymania. Można skorzystać z narzędzi takich jak generator polityki prywatności, który ułatwi stworzenie odpowiedniego dokumentu.
Przykładowe klauzule akceptacji polityki prywatności
Na stronie internetowej
„Przed kontynuowaniem prosimy o zapoznanie się z naszą Polityką Prywatności i zaakceptowanie jej warunków.”
W formularzu kontaktowym
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zgodnie z polityką prywatności. Administratorem danych jest [Nazwa firmy]. Dane będą przetwarzane w celu [cel przetwarzania] przez okres [okres przetwarzania].”
Co grozi za brak polityki prywatności?
Jeśli administrator uzna, że mimo zbierania danych osobowych za pośrednictwem swojej strony internetowej, nie będzie udostępniał tych informacji swoim podmiotom danych, stanowi to naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. Taka sytuacja może skutkować wszczęciem postępowania wyjaśniającego lub kontroli względem administratora. W przypadku stwierdzenia naruszenia Prezes UODO może zastosować środki naprawcze, np. udzielić administratorowi danych upomnienia lub też nałożyć administracyjną karę pieniężną, której wysokość może sięgać do 20 mln euro lub 4% rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa za poprzedni rok.
Podsumowanie
Polityka prywatności na stronę internetową nie tylko spełnia obowiązek informacyjny wynikający z RODO, ale także buduje zaufanie użytkowników do strony i jej administratora. Umożliwia przejrzyste i zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych, co jest kluczowe dla funkcjonowania zarówno małych, jak i dużych serwisów internetowych. Dlatego każda strona i sklep internetowy powinny posiadać dobrze przygotowaną i zgodną z przepisami politykę prywatności.